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關于社會組織檔案材料歸類整理和數字化加工項目的比選公告

來源:廣州市社會組織管理局 發布時間:2019-10-18 14:24 閱讀次數:

為全面提升檔案管理規范化水平,根據《社會組織登記檔案管理辦法》《廣州市檔案局轉發<關于進一步加強和改進檔案統計工作的意見>的通知》等有關規定,按照市民政局關于政府采購的有關要求,我局將通過比選程序選取1家專業機構,進行檔案管理和數字化加工工作。

一、項目概況

根據社會組織檔案整理相關規定,為繼續推進制度建設和信息化建設,規范文書檔案和專業檔案,加強社會組織檔案材料的規范管理,充分發揮社會組織檔案材料的作用,需要對社會組織檔案以及市社會組織管理局機關文書檔案進行數字化整理和歸檔。社會組織檔案材料包括申請名稱核準、成(設)立登記、變更登記、注銷登記、證書換發補發、培育扶持、執法檢查等登記管理業務工作中形成的具有查考、利用價值的各種文件檔案材料。

二、項目內容和要求

(一)檔案接收:接收到檔案應對實體紙質檔案按類別進行分類;對紙質檔案內容按移交清單(匯總材料清單)逐一進行清點,登記移交清單,并登記份數。

(二)整理:社會組織登記檔案按照一個社會組織一檔的原則,包括分揀、排序、編寫頁號、拆釘、粘貼、裝裱(修復)、蓋章、填寫檔案盒封皮等環節。

(三)編檔號:一個社會組織的所有文件材料按照形成的時間順序排列,每份文件應當用無酸紙套或檔案袋等以有利于保管和利用的方式加以固定,并按排列順序依次裝入檔案盒保存。對每卷業務檔案按要求分類,按年度、保管期限在檔案材料清單右上角編(蓋)相應檔號,以方便檔案的查詢利用。

(四)修(補)著錄:在核對紙質檔案的基礎上,核對數據著錄是否完整、著錄內容是否規范、準確,發現不合格的數據或在檔案系統中查詢不到相應數據的,應要求進行修改或補錄。

(五)掃描:包括檔案的掃描處理、圖像處理、二校處理、質檢、批量上載(傳)、合卷處理等環節。

(六)總體檢查:檢查檔案實體與電子檔案管理系統數據原文圖像內容是否一致;檢查接收記錄與入庫記錄是否一致;檢查檔案整理、著錄、掃描、裝盒等各工序是否符合檔案整理、著錄、掃描、裝盒要求,是否符合檔案館進館要求。

(七)入庫上架:辦理檔案移交手續,點數造冊核實后運往指定檔案庫房入庫,按照檔案類別的檔案順序擺放在檔案柜相應的位置,并做箱柜指引,以方便查詢利用。

(八)協助檔案管理工作:與檔案相關的其它工作。

(九)加工場地,辦公桌椅及電腦、打印機由采購方提供。紙張、文具、檔案用品、完成檔案掃描加工服務所需的各種硬件設備(掃描儀、DVD光盤刻設備)、軟件等設備等由中標方自行解決。

三、項目要求

(一)項目服務時間:2020年12月底前完成。

(二)項目服務費用總預算60萬元人民幣,比選申請人報價不得高于此金額;

(三)比選申請人中標后必須與采購人簽訂保密協議,不得泄漏工作中所接觸獲得的信息,須對項目相關數據等信息嚴格保密,不得外傳、不得泄密、不得利用項目數據為自己或第三方謀取利益。

四、比選申請人資質要求

(一)中華人民共和國境內注冊的獨立法人且具備所投項目服務的相關經營范圍或業務范圍,能夠提供專業的檔案整理、檔案數字化加工、電子檔案制作、檔案管理軟件錄入服務。

(二)未被列入失信被執行人、重大稅收違法案件當事人名單、政府采購嚴重違法失信行為記錄名單。通過信用中國網站等渠道查詢相關主體信用記錄。

(三)檔案整理及數字化工作人員均進行過專業知識培訓和保密培訓,主要檔案整理人員持有檔案管理部門頒發的檔案專業上崗證書和涉密從業證書。

(四)本項目不接受聯合投標,不允許將項目分包或轉包。

五、比選報名文件組成

比選報名文件內容包括但不限于:

(一)投標單位法人證書登記證書復印件(加蓋公章);

(二)投標單位具備所投服務的相關經營范圍證明(提供帶有經營范圍的營業執照復印件或市場監督管理局網站截圖等證明材料,加蓋公章);

(三)投標單位其他相關資質文件;

(四)法定代表人授權委托書(委托書需列明委托事項、委托期限、被授權人姓名、身份證號碼,提供被授權人身份證復印件,法定代表人簽字,加蓋公章);

(五)投標報價單含經費預算表(法定代表人簽字,加蓋公章);

(六)項目實施方案;

(七)《投標及履約承諾函》

(八)其他相關資料(見評審辦法)。

投標文件一式五份,整套材料需加蓋有騎縫,裝訂成冊并密封。

六、承辦費用及付款方式說明

(一)比選申請人的報價應包含承接此項目所需的全部費用。由于比選申請人原因漏報的項目,均視為比選申請人已計取,并已包含在總報價中,采購方不予以追加;

(二)本項目分三期付款,合同簽訂后的15個工作日內,采購方支付中選方20萬元;中選方在按要求完成一半工作量后的15個工作日內,采購方支付中選方20萬元。中選方在按要求完成項目后的15個工作日內,采購方支付中選方項目余額。如因不可抗因素或臨時需要而致使項目需求發生調整變化的,在完成項目后按照實際費用結算,但總價格不得超過60萬元。

七、評審辦法

該項目評標采用綜合評分法,綜合評分=技術評分+商務評分+價格評分,綜合評分中各評估因素所占比重(見下表)

評估因素

技術

商務

價格

比重

45﹪

35﹪

20﹪

(一)技術響應評分(滿分45分)

序號

評審因素

評分標準

分值(分)

1

對項目的理解及需求分析

根據對本項目的總體認識情況、對本項目中存在特殊性的認識的全面性、針對性進行打分

需求分析具體、準確、到位的,得5分;

對項目的理解不太準確,需求分析一般的,得3分;

對項目的理解不準確,需求分析不夠具體、準確、到位的,得1分。

無或其它不得分。

5

2

本項目的服務計劃和整體實施方案

包括但不限于服務計劃的時間安排、內容的計劃、方案實施的具體事項、對實施過程的各因素分析把握等:

計劃周全、實施性高、合理性、可行性強、對不可預見因素分析透徹10分;

計劃較為全面,實施性較高,具有一定合理性、可行性,對不可預見因素分析到位7分;

計劃詳細但不全面,實施性較好,具有一定合理性、可行性,能對不可預見因素進行分析4分;

計劃不全面,實時性、合理化、可行性一般,對不可預見因素分析不全面1分;

不提供不得分。

10

3

項目重點、難點分析及應對措施

對項目重點、難點分析透徹及應對措施合理的,得5分;

對項目重點、難點分析較透徹及應對措施較合理的,得3分;

對項目重點、難點分析一般透徹及應對措施大致合理的,得1分。

無或其它不得分。

5

4

質量控制和質量保證措施

包括但不限于項目在執行過程中需要服務的執行人、人員服務質量的控制、突發事件的執行及保障等:

有具體詳細的描述、可靠性高的質量控制措施,服務保障措施描述全面、可操作性強10分;

有較為具體、詳細的描述、質量控制措施可行性較高,服務保障措施描述較為全面、可操作性較強7分;

描述具體但不詳細、質量控制措施具有一定的可行性,服務保障措施描述不具體全面但具有一定的可操作性4分;

描述不夠具體、質量控制措施的可行性一般,服務保障措施描述完整但不全面、可操作性一般1分;

描述不完整、質量控制措施的可行性較差,服務保障措施描述不完整、不具可操作性0分。

10

5

后勤保障計劃及保密措施

檔案整理過程中后勤保障及整理過程中對檔案保密承諾及措施。

后勤保障計劃描述全面、可操作性強,有可靠性高的保密措施,10分;

后勤保障計劃描述較為具體、詳細,保密措施可操作性較強7分;

后勤保障計劃描述具體但不詳細,保密措施描述不具體全面但具有一定的可操作性4分;

后勤保障計劃描述不夠具體、可行性一般,保密措施描述完整但不全面、可操作性一般1分;

后勤保障計劃描述不完整、可行性較差,保密措施描述不完整、不具可操作性0分。

10

6

服務承諾(含服務期滿后)

服務承諾全面、具體、可行的,得5分;

服務承諾較全面、具體、可行的,得3分;

服務承諾較全面具體,具有一定可行性的,得1分;

服務承諾不夠全面、具體、可行的,得0.5分。

無或其它不得分。

5

(二)商務響應評分(滿分35分)

序號

評審因素

評分標準

權重

1

同類項目經驗

近三年內曾承接過廣州市級行政事業單位委托的檔案整理和數字化加工項目工作的,每提供一份業績的得1分,最高得10分。

備注:

提供合同/協議/委托書/活動海報復印件作為證明資料,時間以合同/協議/委托書簽訂時間或活動海報標注為準,無或未按要求提供證明材料的不得分。

15

2

項目負責人情況

1. 項目負責人活動檔案上崗證或檔案業務培訓證書10年以上(含10年)的得3分;5年以上(含5年)-10年以下的得2分,5年以下的得1分

2. 具有單個金額30萬元以上同類項目管理經驗得2分

以上2項累計得分,提供報名截止日前三個月的通過比選申請人購買的社保養老證明、相關資格證書、項目管理經驗(提供項目合同關鍵信息,通過合同關鍵信息無法判斷是否得分的,可提供合同甲方出具證明文件),未提供證明或者不能有效證明的得0分。

5

3

擬投入本項目的工作人員情況

擬投入工作人員(不包括項目負責人)具備檔案上崗證或檔案業務培訓證書,滿足條件一個得3分,滿分6分

提供報名截止日前三個月的通過比選申請人購買的社保養老證明、相關資格證書,未提供證明或者不能有效證明的得0分。

6

4

比選申請人綜合實力情況

根據比選申請人的注冊資金、經營狀況、服務能力、履約能力、企業信譽等情況綜合打分

最優得5分,良得3分,中得1分,差不得分

5

5

服務網點

比選申請人在廣州市注冊登記,得4分,其他情況得2分。

4

(三)價格合理性評分(滿分20分)

序號

評審因素

評分標準

權重

1

比選總報價

按比選總報價評分:價格分統一采用低價優先法計算,各有效比選申請人的比選總報價中,取最低者為評審基準價,其價格評分為100分,其他比選申請人的價格評分按照下列公式計算:

價格評分=(最低比選總報價÷比選總報價)×100分

20

根據綜合得分,對比選申請人的綜合得分由高到低的排名順序確定一人為中標候選人。如綜合得分相同時,以投標報價低者優先。若綜合得分且投標報價相同的,以技術分高者優先。

八、遞交報名資料時間和地址

(一)遞交報名資料時間:發布日期起至2019年10月31日17:30。

(二)遞交報名資料截止時間:2019年10月31日17:30。

(三)地址:廣州市越秀區西湖路99號1116室。

六、聯系方式

聯系人:王淑君

聯系電話:83178731,傳真:83178700

地址:廣州市越秀區西湖路99號1116室

附件:1.社會組織檔案材料歸類整理和數字化加工項目需求預算清單;

   2.投標及履約承諾函。

 

附件1

社會組織檔案材料歸類整理和數字化加工項目需求預算清單

根據社會組織檔案整理、錄入、裝訂、裝盒等工作量,詳細需求如下:

序號

名稱

數量

備 注

1

2018年-2019年新成立社會組織登記檔案

200家

檔案整理、錄入、裝訂、裝盒、掃描等工作。        

 

 

 

注:此清單包含檔案整理耗材費用。

2

2013年以來社會組織歷史檔案資料插件

1000家

3

社會組織歷史檔案資料掃描

200000頁

4

著錄

50000條

5

檔案整理耗材

黃皮紙、檔案盒、不銹鋼裝訂夾、印章、印臺(油)等

合計

600000元

備注:以上為估算報價,比選申請人可按預計項目費用進行報價,但不得高于此金額,我局最終以實際完成工作量進行費用結算。

 

附件2

投標及履約承諾函

致:廣州市民政局、廣州市社會組織管理局

我單位承諾:

1.依法繳納稅收和社會保障資金。

2.具備項目所必需的人員和專業技術能力。

3.參加政府采購活動前三年內在經營活動中沒有重大違法記錄。

4.對本項目所提供的服務未侵犯知識產權。

5.參與該項目比選報名,嚴格遵守政府采購相關法律,投標做到誠實,不造假,不圍標、串標、陪標。如違反上述要求,其投標將作廢,被沒收投標保證金,被列入不良記錄名單并在網上曝光,同時將被提請政府采購監督管理部門給予一定年限內禁止參與政府采購活動或其他處罰。

6.如果中標,做到守信,不偷工減料,依照本項目招標文件需求內容、簽署的采購合同及在投標中所作的一切承諾履約。項目驗收達到全部指標合格,力爭優良。

7.我單位已認真閱讀本項目需求,我單位承諾按時遞交標書。

8.我單位承諾不非法轉包或分包。

以上承諾,如有違反,愿依照國家相關法律處理,并承擔由此給采購人帶來的損失。

 

項目名稱:

承諾比選申請人(蓋章):

單位地址:

法定代表人(簽章):

聯系電話:

日期:   年 月 日